सहकारी संस्था सदस्य केन्द्रीत र आवद्ध शेयर सदस्यहरुद्धारा पूर्ण लोकतान्त्रिक पद्धति बमोजिममात्र नेतृत्वमा जानुपर्ने संस्था हो । सहकारी संस्था समाजमा हुर्किइ सोही समाजमा वित्तीय कारोबार गर्दछ । सहकारी संस्थामा सदस्यहरुमध्येबाट कसैको दवाव र प्रभाव बिना स्वतस्र्फूत एवं प्रजातान्त्रिक ढंगले नेतृत्व चयन गर्नुपर्ने हुन्छ । आवश्यक योग्यता र क्षमता पुगेका शेयर सदस्यहरुले बार्षिक साधारण सभाबाट सञ्चालकको रुपमा नेतृत्व गर्दा संस्थालाई सफल रुपमा दीर्घकालसम्म सञ्चालन गर्न सकिन्छ । संस्थाको सञ्चालक समिति छनोटको लागि संस्थाले बिनियम अनुसार निर्वाचन नियमावली तयार पारी साधारण सभाबाट पारित गरेको हुन्छ र सोही नियमावली बमोजिम संस्थाको सञ्चालक समिति चयन हुनुपर्दछ । यसरी आवद्ध शेयर सदस्यहरुले बिनियम र कार्यविधिहरुलाई अक्षरशः पालना गरी संस्था सञ्चालन गर्न प्रतिनिधिको रुपमा पठाइएका शेयर सदस्यहरुनै सञ्चालक समिति हुन् ।

सबै शेयर सदस्यले संस्था सञ्चालन गर्न नभ्याउने र असहज हुने हुनाले आफूहरुमध्ये बाट केही ब्यक्तिलाई संस्था सञ्चालनको जिम्मेवारी दिएको हुन्छ । यसरी संस्था सञ्चालन गर्न आउने शेयर सदस्यले मेरो निश्चित समयको मात्र जिम्मेवारी हो र मनै सर्वेसर्वा होइन भन्ने बिर्सन हुँदैन । सहकारी संस्था सानो हुँदा त आवद्ध शेयर सदस्यहरु सबैको आनीबानी थाहा हुन्छ र थाहा भएकामध्ये बाट छानेर सञ्चालक समितिमा पठाउन सकिन्छ । तर संस्था ठूलो हुँदै जाँदा शेयर सदस्य संख्या पनि वृद्धि हुन्छ । यसरी धेरै शेयर सदस्यहरु भएको संस्थामा सञ्चालक समितिमा जान केही आवश्यकीय योग्यताहरु निर्धारण गर्नुपर्दछ र त्यसलाई अक्षरशः पालना गर्नुपर्दछ ।

यदि यसो गर्न सकिएन भने संस्था सञ्चालन गर्न सक्ने क्षमता अभाव भएको ब्यक्ति संस्थाको नेतृत्वमा पुगेको अवस्थामा संस्थानै धराशायी हुन सक्छ र शेयर सदस्यहरुको वित्तीय सपना चकनाचुर हुन्छ । सहकारी संस्थामा भएको बिनियम, निर्वाचन नियमावलीमा भएको ब्यवस्था बाहेक अन्य हस्तक्षेपबाट नेतृत्व चयन हुन थालेमा जुन क्षमता र दक्षताको ब्यक्ति नेतृत्वमा आउनु पर्ने हो त्यो सपनामानै सिमित हुन्छ र संस्था तथा शेयर सदस्यहरुले ठूलो धोखा पाउँछन् ।

संस्थाका शेयर सदस्यहरुले संस्थाको विनियम र निर्वाचन नियमावली बमोजिम छनोट गरी वा निर्वाचित गरी पठाएको सञ्चालक समितिले आफूलाई संस्था र शेयर सदस्यको रक्षकको रुपमा सम्झनु पर्दछ र सोही बमोजिम कार्य गर्नुपर्दछ । सहकारी संस्थाको सञ्चालक समिति नीति निर्माता, दीर्घकालीन रणनीति तय गर्ने, लक्ष्य निर्धारण गर्ने र व्यवस्थापनको कार्यमा निगरानी गर्न सक्ने व्यक्ति हुनुपर्दछ । सञ्चालक समितिले संस्थाको जोखिम बिश्लेषण गरी न्यूनीकरणको लागि रणनीतिक योजना तयार पार्ने, संस्थाको मानव संशाधनको आचारसंहिता तयार पारी लागु गर्ने र आफूले पनि पूर्ण परिपालना गर्ने, बार्षिक योजना, बजेट र कार्यदिशा तयार पारी स्वीकृत गर्ने, संस्थाको प्रमुख कार्यकारी अर्थात् ब्यवस्थापकको नियुक्ति, उत्तरदायित्व सुनिश्चित र मुल्यांकन गर्ने, कर्मचारीहरुबाट नीति अनुसार कार्य सम्पादन भएको छ कि छैन अनुगमन गर्ने र नभएमा प्रमुख कार्यकारी अधिकृतलाई सुझाव दिने कार्य गर्नु पर्दछ । सञ्चालक समितिले के गर्ने ? किन गर्ने ? भन्ने तहमामात्र केन्द्रीत हुनुपर्दछ । यो भन्दा तलको तह कसरी गर्ने ? भन्ने पाटो कर्मचारीको हुन्छ ।

सहकारी संस्थामा सञ्चालक समितिको कर्मचारी भनेको मात्र एक जना प्रमुख कार्यकारी अधिकृत अर्थात् ब्यवस्थापक हो । सञ्चालक समितिले कर्मचारीहरुलाई केही भन्नु वा अह्राउनु परेमा प्रमुख कार्यकारी अधिकृतलाई मात्र भन्दा वा अह्राउदा संस्थामा प्रभावकारी कार्य हुन्छ ।

सहकारी संस्थामा परिक्षाको माध्यमबाट प्रवेश गर्ने मानव संशाधन कर्मचारी हो । संस्थामा भएका कर्मचारीहरु प्रमुख कार्यकारी अधिकृतको अधिनस्थ हुन्छ । ती कर्मचारीहरुलाई कि परफरमेन्स् इण्डिकेटर सहितको कार्यविवरण दिने र सो बमोजिम कार्य भइरहेको छ वा छैन निरीक्षण गर्ने प्रमुख जिम्मेवारी प्रमुख कार्यकारी अधिकृतको हुन्छ । संस्थामा कार्यरत कर्मचारीहरुको कार्य मुल्यांकन गर्ने, पुरस्कार तथा दण्डको निर्णय गर्ने अधिकार प्रमुख कार्यकारी अधिकृतको हुनुपर्दछ । कर्मचारीहरुको जिम्मेवारी भनेको काम कसरी गर्ने ? कहिले गर्ने ? कसले गर्ने ? भन्ने कार्यान्वयन तहमा सीमित रहनुपर्दछ । 

कर्मचारीहरुको कार्य भित्र स्वीकृत विनियम, कार्यविधि, नियमावली अनुसार सेवा प्रवाह गर्नु, बचत संकलन ऋण प्रवाह तथा असुली, लेखा, सूचना प्रविधि, सदस्य सेवा जस्ता दैनिक कार्यका साथै कार्यसम्पादन सुधारका लागि प्राविधिक सुझाव प्रस्तुत गर्ने, संस्थाको सम्पत्तिको संरक्षण गर्ने, आफुले गरेको कार्यहरुको प्रतिवेदन प्रमुख कार्यकारी अधिकृत मार्फत् सञ्चालक समितिमा पेश गर्ने जिम्मेवारी कर्मचारीको हुनुपर्दछ ।

सहकारी संस्थामा प्रभावकारी सुशासन कायम गर्ने हो भने सञ्चालक र कर्मचारी बीचको जिम्मेवारीको स्पस्ट सिमारेखा हुनुपर्दछ । जुन संस्थामा स्पष्ट सिमारेखा हुन्छ त्यो संस्था प्रभावकारी ढंगबाट सञ्चालन भएको हुन्छ र दीर्घकालसम्म सफलतापूर्वक निरन्तर सञ्चालन भइरहेको हुन्छ । जुन संस्थामा सञ्चालक समिति र कर्मचारीहरुबीच सिमारेखा स्पस्ट र सम्मानित हुन्छ तब संस्था सञ्चालन गर्न सहज हुन्छ । सिमारेखा स्पष्ट भएका संस्थाहरुमा जवाफदेहीता स्पष्ट हुन्छ । जस्तै नीति असफल भए सञ्चालक जिम्मेवार र कार्यान्वयन कमजोर भए व्यवस्थापन उत्तरदायी हुन्छ भनेर सिमारेखा कोरिएको छ भने त्यहाँ स्पष्ट जवाफदेहीता भएकोले प्रभावकारी कार्य हुन्छ । प्रभावकारी सिमारेखा भएका सहकारी संस्थाहरुमा हस्तक्षेप र द्धन्द्ध कम हुन्छ । व्यावसायिकता वृद्धि हुन्छ । सञ्चालक समिति रणनीतिक बिषयमा केन्द्रीत हुन्छ भने कर्मचारीहरु कार्यान्वयन तहमा केन्द्रीत हुन्छन् । संस्थागत स्थायित्व र विश्वसनीयता वृद्धि हुँदै जान्छ ।

जुन सहकारी संस्थामा सिमारेखाको वास्ता गरिदैन अर्थात् मिचिन्छ त्यस्तो संस्थामा सञ्चालक समितिले कर्मचारीले गर्ने दैनिक कार्यमा चासो देखाउने, ऋणको फाइल सिफारिसमा पछि लाग्ने, आफ्नो दैनिक आम्दानी वृद्धि गर्न संस्थामा लुपहोल खोज्ने, प्रमुख कार्यकारी अधिकृत हुँदा हुँदै सिधैं कर्मचारीलाई निर्देशन लाद्न प्रयास गर्ने कार्य सुरुवात हुन्छ । यसैगरी सिमारेखाको ध्यान नदिने संस्थामा कर्मचारीहरुले नीति निर्माणमा हस्तक्षेप गर्ने, नियम खुकुलो बनाउन खोज्ने, ब्यक्तिगत स्वार्थ अनुसार सुझावहरु लाद्न खोज्ने रोग विकास हुन्छ । यस्तो अवस्था आएमा कर्मचारीहरुको मनोवल घट्ने, डरको कारण निर्णय क्षमतामा ह्रास आउने, नीति कमजोर बन्ने, दोष कसको भन्ने स्पष्ट नहुने, गुटबन्दी सुरु हुने, असन्तोष वृद्धि हुने, कर्मचारीले आफुलाई असुरक्षित महसुस गर्ने र जागिर छोड्ने दर वृद्धि हुने जस्ता कुरा हुन्छन् ।

सहकारी संस्थामा सिमारेखालाई प्रभावकारी बनाउन सञ्चालक समिति र कर्मचारीको कामको सूची बनाई कुन काम कसको हो भनेर नीतिगत ब्यवस्था गर्नुपर्दछ र सोही बमोजिम आ–आफ्नो काम गर्नुपर्दछ । सञ्चालक समितिका पदाधिकारीहरु र प्रमुख कार्यकारी अधिकृतलाई अध्यक्षले र कर्मचारीहरुलाई प्रमुख कार्यकारी अधिकृतले कार्यविवरण दिनु पर्दछ । कसको अधिकार कति भनी स्पस्ट ब्याख्या गरिएको हुनुपर्दछ । सञ्चालक समितिको बैठकलाई नीतिगत बिषयमा केन्द्रीत गर्नुपर्दछ । कर्मचारीहरुबाट प्रमुख कार्यकारी अधिकृत हुँदै सञ्चालक समितिमा प्रतिवेदन पेश गर्ने ब्यवस्था गर्नुपर्दछ । सुशासनको साथै सञ्चालक समिति र कर्मचारीको जिम्मेवारीको सिमारेखा बारे नियमित अभिमुखीकरण गरिनुपर्दछ ।

सहकारी संस्थामा सञ्चालक समितिले नीति बनाउने र कर्मचारीले नीति कार्यान्वयन गर्ने भन्ने बिषयनै सुशासनको मेरुदण्ड हो भन्ने बुझाइ सबैमा बिकास भएको हुनुपर्दछ । दुबै पक्षले आ–आफ्नो सिमा नाघेमा संस्था कमजोर बन्न पुगी शेयर सदस्य सेवामा ह्रास आउँदै जान्छ । यदि दुबै पक्ष आ–आफनो भूमिकामा दृढसंकल्पित भई जिम्मेवार भएमा सहकारी संस्थामा बिश्वसनीयता वृद्धि भई व्यावसायिकता वृद्धि हुँदै जान्छ र संस्था दिगो बन्छ । संस्थामा सिमारेखा प्रभावकारी ढंगबाट कार्यान्वयन हुनु भनेको संस्थागत परिपक्वताको परिचय हो । यहाँ सहकारी संस्था भन्नाले सङ्घीय सहकारी ऐन २०७४ को परिच्छेद १ दफा २ (फ) मा भएको ब्यवस्थालाई आधार मानिएको छ ।